Directiesecretaresse

Als secretaresse voor onze algemeen directeur ondersteun je niet alleen hem in zijn dagelijkse activiteiten, maar ook ons managementteam en onze Raad van Toezicht. Je werkt daarnaast in teamverband samen met collega’s van ons secretariaat dat naast algemene taken ook ondersteuning biedt bij onze inhoudelijke projecten en programma’s.

Wat ga je doen?

• Je beheert de agenda van algemeen directeur.
• Je ondersteunt de algemeen directeur bij zijn voorbereiding op in- en externe overleggen en bijeenkomsten en verzamelt de daarvoor benodigde stukken en informatie.
• Je pakt proactief zaken op, bepaalt de urgentie, prioriteert en ziet wat nodig is om daarmee aan de slag te gaan.
• Je ondersteunt het managementteam met het voorbereiden en opstellen van de agenda, het verzamelen van stukken en de verslaglegging van de tweewekelijkse overleggen. Je legt acties en besluiten vast en bewaakt de gemaakte afspraken.
• Je ondersteunt de Raad van Toezicht (RvT) met het voorbereiden en opstellen van de agenda en het verzamelen van stukken, de verslaglegging van vergaderingen, en opstellen van de jaarplanning in overleg met de algemeen directeur en voorzitter RvT.
• Je ondersteunt de Auditcommissie met het voorbereiden en opstellen van de agenda, in samenspraak met de voorzitter van de Auditcommissie, het verzamelen van stukken en de verslaglegging van de vergaderingen.
• Je pakt samen met je drie collega’s van het secretariaat algemene en facilitaire taken op.

Dit is jouw profiel

• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring als directiesecretaresse of office manager, staat stevig in je schoenen en bent oplossingsgericht
• Je hebt hbo denk- en werkniveau
• Je hebt ervaring met het werken in een complexe, dynamische omgeving
• Je kunt je snel inwerken en collega’s meekrijgen in veranderingen bij nieuwe ontwikkelingen
• Je weet te motiveren en enthousiasmeren
• Je kunt omgaan met (politieke) gevoeligheden
• Je kunt buiten de gebaande paden denken en opereren

Wij bieden

• Een dynamische, inspirerende werkomgeving met veel flexibiliteit en de mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken.
• Volop mogelijkheden om inzicht te krijgen in de inhoud van onze projecten: we organiseren regelmatig lunchlezingen waarbij collega’s vertellen over hun werk of thema’s om elkaar te inspireren.
• We ontwikkelen jaarlijks een trainingsprogramma waarin we relevante trainingen aanbieden.
• Veel ruimte voor eigen initiatief en samenwerking.
• Een informele werksfeer. We lunchen graag met elkaar en elke maand is er een donderdagmiddagborrel. Collega’s organiseren sportieve en culinaire uitstapjes, zoals indoor klimmen of een etentje op het strand. Geen verplichting, wel erg gezellig.
• Wij geloven in eerlijke en gelijke kansen en moedigen diversiteit van harte aan, in onze projecten en in ons managementteam. Diverse achtergronden en gezichtspunten maken ons sterker.
• Deze functie wordt afhankelijk van ervaring gewaardeerd in schaal 8 van de salarisschalen Rijksoverheid. De aanstelling vindt plaats conform de arbeidsvoorwaarden van Platform31.