De termen ‘responsief werken’ en ‘de responsieve overheid’ groeien in herkenning, maar slaan nog niet bij iedereen aan. De voornaamste reden hiervoor is dat het moeilijk is om eruit af te leiden om welke manier van werken en om welke vaardigheden het gaat.
Responsief werken is een werkwijze waarmee een overheidsorganisatie luistert, meedenkt en meebeweegt met de behoeften van de maatschappij; vanuit de praktijk leert wat er nodig is. De responsieve rol van de overheidsorganisatie is om een goede partner voor initiatieven uit de samenleving te zijn. Responsief werken wordt daarmee gezien als een oplossing voor de kloof tussen de systeemwereld van regels en de leefwereld van mensen.
Belemmeringen voor responsief werken
Medewerkers die zich bezighouden met responsief werken binnen overheidsorganisaties lopen tegen verschillende belemmeringen aan.
Passieve participatie
Hoewel bewoners steeds vaker worden betrokken bij gebiedsgerichte aanpakken in de wijk, wordt er nog niet altijd iets met hun inbreng gedaan. Een voorbeeld is een klassiek participatieproject in een gemeente waarbij de meningen van bewoners formeel werden gehoord, maar uiteindelijk werden betwist omdat het project ‘al ingewikkeld genoeg’ was. Er was geen ruimte voor een extra partij aan tafel. Een ander voorbeeld is een project waarbij bewoners werden gestimuleerd om ideeën in te brengen, maar deze uiteindelijk niet werden meegenomen in de planvorming. Voor bewoners levert het participatieproject dan weinig op, waardoor ze zich buiten spel gezet voelen en gefrustreerd raken.
Schurende samenwerking in bewonersinitiatieven
Gemeenten die bewonersinitiatieven ondersteunen, lopen nog weleens tegen lastige situaties aan in de samenwerking met bewoners. Bijvoorbeeld als afspraken niet worden nagekomen en de gemeente een zakelijke houding aanneemt. Het gevaar kan zijn dat bewoners te makkelijk om hulp gaan vragen en een houding van ‘je regelt het maar’ ontwikkelen. Daarmee wordt de volledige verantwoordelijkheid bij de gemeente neergelegd, terwijl de bewoners ook zelf iets moeten doen. Een van de geïnterviewden verwoordt het zo: “We zijn ons meer bewust van het effect van een toezegging of het meebewegen op een ander. We willen mensen helpen met een droom, maar dan zijn de bewoners zelf ook aan zet. Er zijn grenzen.”
Starre systemen
Hoewel overheidsorganisaties zich steeds meer realiseren dat vraagstukken overlappen, blijven ze nog vaak hangen in rechtlijnige oplossingen voor eendimensionale vraagstukken. ‘Er zijn te weinig woningen, dus bouwen we woningen’. De manier waarop overheden zijn opgebouwd verergert dat; het gaat over programma’s, budgetten en vierjarig beleid. De verkokering die hieruit volgt, zorgt ervoor dat overheden niet gemakkelijk meebewegen en innoveren.
Een van de respondenten werkt met impactondernemers die hun business case niet rond krijgen omdat ze geen financiële steun ontvangen vanuit de gemeente. Terwijl ze de gemeente veel werk uit handen kunnen nemen. Bijvoorbeeld door statushouders te helpen een goede, langdurige baan te vinden die aansluit op hun ambities. De impact die de ondernemer hiermee maakt, is in zekere zin een vorm van preventie voor de gemeente, omdat mensen minder snel terugvallen in de bijstand. Een andere ondernemer helpt mensen met een zicht- of gehoorbeperking aan het werk, die nu in een uitkering zitten. Dit kan de overheid veel geld besparen, maar toch krijgt de ondernemer geen financiering. Het blijkt lastig om de juiste mensen aan tafel te krijgen: “We hebben zoveel gesprekken gehad met gemeenten en provincies, maar niemand is mee gaan doen. De push tot verandering komt meer vanuit ondernemers dan uit de overheid,” aldus een respondent.
De organisatiecultuur belemmert
Het politieke spel vraagt om korte-termijnresultaten terwijl de maatschappelijke opgaven vragen om systematische aanpakken die zich richten op de lange termijn. De formele juridische procedures zijn gericht op resultaatgericht werken. Afdelingsbudgetten, beleid, regelgeving en meetbare resultaten moeten worden verantwoord en afgevinkt om doelstellingen te behalen.
Medewerkers die dicht bij bewoners staan, lopen tegen stroperigheid aan wanneer de burger niet centraal staat voor politici. Formele lijntjes trekken hen achteruit omdat veel bewonerscontact zich slecht verhoudt tot resultaatgericht werken. Hierdoor komen ze in een spagaat. Het gevolg is dat ze voorzichtiger worden en vaker hun mond houden.
Overheidsorganisaties zijn vaak dichtgetimmerd doordat een slagvaardige besluitvorming en uitvoering achterwege blijft. Dit is het gevolg van directies die onvoldoende aanwezig zijn op de werkvloer en zelden beslissingen samen met medewerkers nemen. Het werkplezier van medewerkers en hun relatie met bewoners lijdt hieronder. Wanneer medewerkers zich niet serieus genomen voelen, kunnen zij zich ook niet goed presenteren naar bewoners toe. Wat op den duur weer gevolgen heeft voor de houding van bewoners tegenover de overheid. Bovendien kan de hoge werkdruk ervoor zorgen dat participatie wordt gezien als een extraatje, terwijl het vaak de kern van een gebiedsgerichte aanpak is. Zo gaf een respondent bijvoorbeeld aan dat er geen afstemming met bewoners was bij het schrijven aan een beleidsnota, vanwege een gebrek aan tijd. Alle afstemming was onderling met collega’s, wat resulteerde in een blik naar binnen.
Responsief werken kan – 6 tips
Responsief werken kan vele voordelen met zich meebrengen. Hieronder 6 tips om als medewerker binnen een overheidsorganisatie bij te dragen aan responsief werken.
Tip 1. Werk samen met andere partijen en afdelingen aan een gezamenlijke ambitie
Responsief werken kan door beleid samen met belanghebbende partijen te ontwikkelen, opgaven gezamenlijk aan te pakken en gezamenlijke ambities te bepalen en te formuleren. Hierdoor groeit het onderlinge vertrouwen en draagvlak. Een respondent legt uit hoe er binnen zijn gemeente wordt samengewerkt met verschillende partijen: “We hebben samenwerkingen met partijen bekrachtigd in een convenant. Dit is tot stand gekomen door een coalitie van de gemeente, het waterschap, de provincie, landbouworganisaties, de dorpsraden, terreinbeheerders en meer. De combinatie van functies zorgt ervoor dat we doelen bereiken en stimuleert een proactieve houding naar bewoners.”
Door opgaven te koppelen in overeenstemming met bewoners, zorg je voor een efficiëntere en optimalere inrichting en uitvoering van projectplannen. Hiermee maak je het voor bewoners gemakkelijker: “Ze hoeven niet 2 keer de wagens met zand voor de deur te hebben.” Met een voorverkenning kun je ontdekken wie de partijen in het veld zijn, welke andere plannen er zijn en hoe je samen de participatie kunt combineren. Door bovendien de hele organisatie te beschouwen als de dienstverlening, betrek je alle medewerkers en kunnen werkzaamheden en samenwerkingen tussen afdelingen en teams beter op elkaar afgestemd worden. Op deze manier kun je projecten vanaf het begin organisatiebreed oppakken.
Tip 2. Zet in op innovatie en transparantie
Een overheidsorganisatie kan responsief werken door anders naar impact en de rol van geld te kijken. Om nieuwe dingen van de grond te krijgen, is het nodig om geld innovatief in te zetten en meer samen te werken met impactondernemers. Zij zijn het beginpunt van innovatie en werken vanuit het hart, iets wat cruciaal is voor responsief werken.
Politici kunnen responsief werken door de burger centraal te stellen en in te zetten op samenwerking. Een van de respondenten heeft zo’n politicus meegemaakt: “Hij werkte veel samen met de ambtenaren om dingen te begrijpen. Hij was het samen met ons aan het uitproberen en was daardoor transparant.”
Bestuurders kunnen responsief werken door op alternatieve manieren met en naar bewoners te communiceren: “We hebben bestuurders die de wijk ingaan en met bewoners gaan praten. Of de burgemeester nodigt iemand uit die zich expliciet uit op sociale media.”
Tip 3. Zorg voor een gelijkwaardige samenwerking met bewoners
In de ondersteuning van bewonersinitiatieven werk je responsief door mee te denken en te bewegen met bewoners. Samenwerken betekent gelijkwaardig partnerschap waarin onderlinge afspraken door beide partijen kunnen worden nageleefd.
Door meer samen te werken met bewonersinitiatieven, krijgen overheidsorganisaties een meer proactieve houding. Een respondent ligt dit toe: “Ze werken nu meer met de bewoners samen en zien nu om wie het gaat, voor wie ze het doen. Dat motiveert om voor hen het verschil te willen maken. Ze behandelen bewoners minder als dossier.”
Tip 4. Organiseer participatie vanaf de start
Participatieprojecten organiseer je responsief door het zo veel mogelijk samen met de omgeving te organiseren. Je kunt niet vooraf bepalen hoe bewoners reageren; er moet ruimte zijn om met reacties mee te bewegen. De respondenten vertelden dat er eigenlijk pas écht goed wordt geluisterd naar bewoners als zij hun frustratie uiten. Medewerkers vanuit een overheidsorganisatie kunnen zich van geen kwaad bewust zijn: “De collega die het participatieplan had geschreven was erg geschrokken van de reactie en wilde graag leren hoe het wel moest. Hij heeft nu akkoord gegeven voor andere manier van participatie.”.. Het is daarom van groot belang om zo vroeg mogelijk met bewoners in gesprek te gaan. Door samen te starten, kun je samen de vorm en inhoud bepalen: “Het gaat om samenwerken op nieuwe manieren. Het samen uitvogelen, nieuw samenspel, en een systeem dat het kan faciliteren.”
Een van de respondenten wees op het belang om bewoners en belanghebbenden mee te nemen in de beweegredenen waarom je iets doet: “Mensen moeten serieus worden genomen. Stuur een bevestiging, bel terug als je dat zegt, geef een update.”
Tip 5. Werk effectgericht
Door resultaatgericht werken te vervangen door effectgericht werken, ligt de focus op het meten van impact in plaats van resultaten. Doelstellingen en resultaatverplichtingen staan meer op de achtergrond. De beoogde doelen worden nog wel behaald, maar dan als een logisch gevolg en niet als een blinde obsessie. Hierdoor ontstaat er ruimte voor andere positieve effecten. Om effectgericht te werken is een vrije en open houding vanuit het management van belang. De ambtenaar moet zijn of haar ruimte kunnen pakken.
Tip 6. Werk met bruggenbouwers
Op persoonlijk niveau kun je responsief werken door de rol van boundary spanner op je te nemen. Dit zijn mensen die bruggen slaan tussen domeinen en de leef- en systeemwereld. Ze proberen collega’s die normaliter alleen naar hun eigen puzzelstukje kijken, te koppelen aan dezelfde taak en op een andere manier te laten nadenken.
Boundary spanners winnen steeds meer terrein. Een goede relatie met de manager is belangrijk voor het vertrouwen: “Doordat ik ben aangeschoven verandert de manier van kijken naar de plek van bewoners in dit project. De procesmanager staat open voor responsief werken en vertrouwt mij, dus het proces is aan de gang om ruimte te maken voor de bewoners.”