Reflecteren op vakmanschap draagt bij aan betere besluitvorming

Marco Bik, kenniscoördinator bij de gemeente Rotterdam, en Jeannette van der Does, innovatiemakelaar bij dezelfde gemeente, zijn initiators van de Expeditie naar ambtelijk vakmanschap. “In de drukke agenda’s van ambtenaren wilden we met deze expeditie meer ruimte creëren voor reflectie”, geeft Bik aan. “De Toeslagenaffaire heeft ons laten zien hoe mis het kan gaan als er geen ruimte is voor interne tegenspraak in de ambtelijke organisatie.” De Nederlandse School voor Openbaar Bestuur deed op verzoek van de Rotterdamse gemeenteraad onderzoek naar het lerend vermogen van de organisatie. Hoe pakt de de gemeente bijvoorbeeld het advies van hun Rekenkamer of Ombudsman op?

“Kortgezegd liet het onderzoek zien dat ons lerend vermogen suboptimaal was”, vertelt Bik.  Het beeld was dat de gemeente eerder verdedigend leek te reageren op kritische rapporten, in plaats van een open inhoudelijk gesprek te voeren en verbeteringen door te voeren. Van der Does vult aan: “Tijdens corona hadden we ontzettend veel tijd om te reflecteren, ook op onze rol als ambtenaar. Toen de organisatie opnieuw opstartte, begonnen we meteen weer met rennen en verloren we de reflectiemomenten in de waan van de dag. Als innovatiemakelaar houd ik me bezig met nieuwe mogelijkheden voor collega’s om vernieuwing toe te passen in hun werk. Ik wilde graag met collega’s het gesprek aan over de betekenis van het ambtenaar zijn, een soort sociale innovatie.”

Doorontwikkeling van ambtelijk vakmanschap

De laatste decennia is er een verschuiving te zien in de betekenis van ambtelijk vakmanschap. De klassieke benadering (sterk beïnvloed door de ideeën van de Duitse socioloog Max Weber) is er een waarin ambtenaren loyaal zijn aan de politiek en taken uitvoeren zonder persoonlijke betrokkenheid. De benadering benadrukt neutraliteit, hiërarchie en naleving van regels en procedures. ‘Loyaal en effectief dienen’ wordt recent nog steeds gezien als een onderdeel van ambtelijk vakmanschap.  ‘t Hart, Paul (2014). Ambtelijk Vakmanschap 3.0. Nederlandse School voor Openbaar Bestuur. 1

Toch is de verschuiving te zien in bijvoorbeeld een grotere focus op publieke waarden waarbij ambtenaren zich niet laten beperken door wat politiek gewenst is, maar op wat maatschappelijk nodig is. Met de Toeslagenaffaire is ook de rol van tegenspraak belangrijker geworden. De Rijksoverheid nodigt leidinggevenden uit om actief ruimte te geven door discussie en collega’s te steunen die zich kritisch uitspreken.  En tegenwoordig ontwikkelt dit zich in sommige gevallen zelfs door tot ambtelijk activisme, waarbij ambtenaren zich actief inzetten voor maatschappelijke veranderingen door buiten de traditionele grenzen van hun rol te treden.

Een onbevangen gesprek

Met de expeditie probeert de gemeente ruimte te bieden voor gesprek, voordat ambtenaren extern druk uitoefenen via activisme. Bik: “Soms voelen ambtenaren niet de ruimte om alles bespreekbaar te maken. Dan kan het zo zijn dat er uitgeweken wordt naar externe druk, ambtelijk activisme dus. In onze expeditie proberen we het weer bij elkaar te brengen: een ruimte organiseren waar iedereen diens stem kwijt kan.”

Om een veilige omgeving te creëren, kiest Rotterdam voor gesprekken via Socratische gespreksvoering. In een gesprek van anderhalf uur worden de waarden en overtuigingen van de gast uitgediept. De gesprekspartners stellen hun oordeel uit en luisteren nauwkeurig naar elkaar. Het publiek wordt uitgedaagd om ook in de filosofie van de Socratische gespreksvoering vragen te stellen. Bik over de manier van gespreksvoering: “Ik hoop dat de mensen in de zaal getriggerd worden om dit soort dialoog ook te voeren met anderen in hun werk: om vanuit intrinsieke nieuwsgierigheid te praten, in plaats van elkaar proberen te overtuigen.”

Verrijkende perspectieven

In de expeditie komen veel gasten aan bod vanuit verschillende organisaties, met verschillende functies, vanuit verschillende leefwerelden. “We zien het als onze taak om uiteenlopende perspectieven naar binnen te halen”, benadrukt Bik. “In een onbevangen gesprek met de Rekenkamer of de Ombudsman bijvoorbeeld, leer je elkaars leefwereld kennen en kom je erachter dat je helemaal niet tegenover elkaar staat. Hetzelfde geldt voor een wethouder van een politieke kleur die lijnrecht tegenover die van jouw persoonlijke overtuigingen staat. Je komt er in dit soort gesprekken achter dat je veel meer in overeenstemming hebt dan je in eerste instantie dacht.”

Volgens Van der Does helpen ook de kunstenaars met een vernieuwend perspectief. “Door kunstenaars te betrekken, verrijken we ons verhaal over ambtelijk vakmanschap.” Bik vult aan: “Kunstenaars brengen een unieke benadering met zich mee die enthousiasmeert, verbreedt en mogelijkheden ziet waar woorden juist vaak afbakenen en vastleggen. Kunstenaars werken interdisciplinair en met veel mensen samen om maatschappelijke impact te bereiken. Hoewel we op het eerste gezicht misschien heel anders lijken, hebben we in tweede instantie veel gemeen. Het gaat om open te staan voor andere perspectieven, zowel van de stakeholders die we in ons werk tegenkomen, als van bijzondere invalshoeken zoals die van kunstenaars.”

Toekomst van de Expeditie

Inmiddels is de vierde reeks bijeenkomsten van start bij de gemeente Rotterdam in het kader van hun expeditie. Bik over het vervolg: “We halen nu zoveel inzichten en lessen op dat we een publicatie gaan maken die we aan de organisatie mee kunnen geven.” Ook is er de wens om de doelgroep uit te breiden. “Vooralsnog is de expeditie gericht op het beleids- en bestuursniveau binnen de gemeente. In de toekomst willen we ook de stap naar de uitvoering maken, bijvoorbeeld bij Stadsbeheer.”

Van der Does en Bik zijn voornemens om in het kader van de Expeditie ook een Hannah Arendt podium op te zetten, zoals ook al bij de rijksoverheid bestaat. Dit initiatief, in samenwerking met de Rotterdamse kenniswerkplaats Govlab010, biedt ambtenaren een platform waarop ze onderwerpen kunnen bespreken die tijdens hun dagelijkse werkzaamheden niet of onvoldoende aan bod komen. Rotterdamse ambtenaren kunnen een onderwerp aandragen, zoals concrete tegenspraak, een persoonlijke ervaring/dilemma, duurzaamheidsopgave of iets totaal anders. Vervolgens wordt er in samenwerking met degene die het onderwerp inbrengt een bijeenkomst georganiseerd, inclusief locatie, moderator en gespreksvorm. Bik: “Zo wordt in alle veiligheid een kleine omgeving gecreëerd waar het gesprek gevoerd kan worden over deze onderwerpen.”