Het zo realistisch mogelijk naspelen helpt om op de werkelijkheid te reflecteren. Het fenomeen Serious Game komt steeds vaker voor als werkvorm om teams te scherpen in hun missie, werkwijze en onderlinge afstemming. Het spel Om buurten is ontwikkeld voor ambtenaren die ‘iets moeten’ met participatie maar nog niet zo goed weten wat precies en hoe ze collega’s daarin mee moeten krijgen.
Het gemak waarmee het containerbegrip ‘participatie’ besproken wordt, doet in de meeste gevallen geen recht aan de complexiteit die er achter schuil gaat. Het spelen levert veel lessen en leerpunten op. Kent iedereen de zes treden op de participatieladder wel? Beseft iedereen wel de consequentie van het stijgen of dalen op die treden? De keuze van die treden doet iets met de stakeholders aan tafel, met de financiën van het project, met de snelheid waarmee door verschillende fasen van een project wordt gegaan.
Gedurende het spel kunnen de wethouder, het raadslid en de communicatieadviseur de gehanteerde participatievorm aanpassen. Tijd, geld, sociale cohesie en draagvlak zijn daarbij de belangrijkste motivatie. Bewoners betrekken door slechts te informeren via wijkkrantje en brief is goedkoop en snel maar draagt niet per se bij aan draagvlak. Het roept eerder vragen en weerstand op, zo bleek tijdens de meest recente testronde. Hoe hoger op de participatieladder hoe meer betrokken en enthousiaster de bewoner. Je zag het letterlijk aan tafel gebeuren. De wethouder ging dwars over de tafel vaker het gesprek aan met de bewoner. De wijkmanager kon uit dat gesprek direct de juiste vervolgstap distelleren. De projectleider kon op draagvlak rekenen. Zowel ‘binnen’ van zijn collega’s – er was eindelijk bestuurlijke rugdekking – als ‘buiten’, waar hij slagen kon maken, omdat buurtbewoners het vertrouwen hadden dat ze serieus genomen werden. De sfeer aan tafel was direct ook vrolijk en positief.
“Dit zouden we met alle afdelingen van de gemeente moeten spelen”. Zo sceptisch als ze vooraf is, zo enthousiast is een deelnemer van de testronde na afloop. Door de werkelijkheid van het dagelijkse na te spelen ontstaan inzichten in patronen en weeffoutjes waar anders makkelijk overheen gewalst wordt. De scepsis was tweeledig. De ene helft zag participatie überhaupt als een lastig verplicht nummer. De andere helft was bezorgt dat we in spelvorm de werkelijkheid te ver versimpelen: “er is niet maar één buurtbewoner”. Het tegenovergestelde bleek waar, juist de (versimpeling in) spelvorm bracht de meerwaarde van weloverwogen participatie aan het licht.
Ieder mocht zijn rol kiezen, liefst niet de rol die ze elke dag al vervulde. De wijkmanager werd wethouder, de communicatiemedewerker werd buurtbewoner enzovoort. Alleen al het bordje voor je op tafel dat je een ander bent, dat doet al iets. De wijkmanager werd ook letterlijk de wethouder. Iedereen aan tafel herkende de toon en de stijl. En er is natuurlijk niet maar één bewoner. Juist omdat iedereen dat weet komt in het spel dat gesprek op gang. “Wie speel je nu? Ooh, je doet nu die na, maar als we die wijk voor ogen hebben dan woont daar ook die 80 procent zwijgende meerderheid die het wel ziet zitten. Waarom komen die dan niet naar de vergadering? Die wijkraadvoorzitter en die über-goed geïnformeerde pensionado, hoe krijgen we die in de goede modus om die meerderheid in beeld te brengen? Speel die eens.” De trial and error is veiliger in spelvorm dan dat je direct een hele buurt of wijk op stelten zet.
De verschillende treden op de participatieladder bepalen de mate van communicatie met elkaar. De eerste trede beperkt zich tot top down informeren. In Om buurten vertel je alleen de spelers naast je wat je gaat doen. De deelnemers zitten in volgorde van wethouder naar buurtbewoner. Dat is deels een versimpeling maar kwam dichterbij de werkelijkheid dan zelfs de vormgevers op voorhand hadden verwacht.
Iedereen kon in tegenstelling tot de werkelijkheid wel meeluisteren met wat anderen met elkaar bespraken. Zo zag je de haperingen in communicatie live aan tafel gebeuren. De LSD (Luisteren Samenvatten Doorvragen) die iedereen in de cursussen gesprekstechniek meekrijgt, blijkt toch lastig. Hoe hoger op de participatieladder, hoe meer gesprek, afstemming en zelf cocreatie er plaats vindt. Het spel maakte inzichtelijk dat hoger op de participatieladder de aanloop wat langzamer gaat, maar dat het draagvlak in de wijk groeit en de inbreng van alternatieve oplossingen toeneemt. Het project versnelt dan juist later naar een goed einde terwijl lager op de ladder de weerstand in de wijk groeit en het project op het einde vertraagt of zelfs vastloopt.
Een andere belangrijke les komt voort uit het spelelement dat er hartjes te winnen zijn ter waardering en draagvlak. Wethouders en raadsleden, blijkbaar ook als een ander die rol speelt, leven daarvan op. Die hang naar waardering komt de voortgang van processen en projecten niet altijd ten goede. Ambtenaren leken zich daarvan minder bewust dan je zou verwachten. Het spel om de waardering van wijkbewoners bepaalde in grote mate de voortgang van het project en ook de keuze voor participatievormen. De projectleider en diens collega-ambtenaren werden letterlijk speelbal in het ingebouwde verkiezingsjaar. Belangrijke vraag in de nabespreking was dan ook, hoe hou je het op de werkvloer toch veilig voor ambtenaren en buurtbewoners?
De nagebootste casus kende een kritisch raadslid. De rol werd met verve opgepakt. De Serious Game was op dit vlak ook echt serieus. Op een gegeven moment was het spel aanbeland op een hoge trede van de participatieladder. In de cocreatie ging de hele tafel, dwars door alle rollen heen, op zoek naar de doorbraak: “Hoe krijgen we dat kritische en ondermijnende raadslid mee”. Inlevend in de belangen van de raadsleden kwam de gunfactor ook in beeld. De jacht op de hartjes was in volle gang. Het verkiezingsjaar naderde. Weerstand uit de raad kun je niet met weerstand tegemoettreden. Ook hier bood de veiligheid van de speltafel de ruimte om te experimenteren. Als er kwartjes waren geweest had je ze horen vallen. De bevestiging lag op tafel dat de gemeenteraad een belangrijke beslisser en bepaler is; voor draagvlak en vooral ook voor voortgang van een project. Van welke buurtbewoner nemen ze het sentiment over, heeft de wethouder ook een gunfactor van de raad, hoe zijn raadsleden betrokken bij het participatieproces in de wijk?
Minstens zo belangrijk was de nazit. Het meest nuttig misschien nog wel voor de rol van projectleider die alle ballen het hele spel in de lucht moest zien te houden. De deelnemers hadden niet verwacht zoveel inzichten op te doen. Het smaakte zeker naar meer. Sterker, ze gunden het ook de collega’s in andere afdelingen; dit spel speel je dus niet slechts een keer, maar herhaal je met regelmaat met andere afdelingen. En, zo bedachten de deelnemers, mooist zou zijn als je simultaan het spel kan spelen met een mix van afdelingen door elkaar. Als je daarna de lessen met elkaar deelt in een plenaire nazit beklijft de boodschap intern nog beter. Door participatie serieus te nemen is veel snelheid te maken, geld te besparen en draagvlak te winnen, juist voor de meest ingewikkelde projecten in de buurt en of wijk.
Het spel zal medio 2025 definitief af zijn. Meld je aan bij Pepijn Lijklema om in de laatste testronden mee te spelen of voor meer informatie.