Participatie of betrokkenheid, een kwestie van perspectie
In 2022 organiseerde Platform31 drie lunchgesprekken met gemeentesecretarissen over hun rol in het versterken van het samenspel tussen bewoners en de gemeente. De Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB) noemt dit de ‘responsieve overheid’, die inspeelt op initiatief van bewoners. Tijdens de eerste bijeenkomst vertelde plaatsvervangend gemeentesecretaris Nancy Hendricks hoe in Heusden de ambtenaren al meer dan 20 jaar ‘MogelijkMakers’ zijn, en hoe dat door de hele organisatie is doorgevoerd. Angela Riddering (van PRCS) deelde lessen uit haar onderzoek naar responsief werken. Daar schreven we eerder een artikel over. In de tweede bijeenkomst deelde Siward Zomer van EnergieSamen zijn ervaringen met het samenwerken met gemeenten, vanuit het perspectief van energiecoöperaties. En in de derde en laatste bijeenkomst deelde Merel Ooms welke andere manieren van sturing de gemeente inzet naast de responsieve rol, en gingen we in gesprek over wanneer je responsief kunt werken en wanneer niet? Uit deze gesprekken volgden deze zeven lessen en een oproep aan gemeentesecretarissen.
De responsieve rol, oftewel in samenspel met bewoners werken, vraagt om een cultuuromslag, het is een langdurig proces. De hele organisatie moet hier uiteindelijk op ingericht worden. Als ambtenaar heb je hier beperkt invloed op, maar de gemeentesecretaris kan dit proces in gang te zetten of verder brengen als het al aan de gang is. Dit kan samenhangen met het loslaten van een lijnstructuur, en de gemeente langs opgaven te organiseren, zoals de gemeente Ermelo gedaan heeft. Continuïteit is van belang, dus het vraagt van een gemeentesecretaris ook dat je voortborduurt waar je voorganger eventueel al op heeft ingezet, en niet je eigen kleur wilt geven aan de organisatie. Het gaat voor een groot deel over ambtelijk vakmanschap. Als de manier van werken in de organisatie verweven is, dan is het ook niet meer afhankelijk van één of enkele personen en is het geborgd. Lees hier meer over hoe dit in de gemeente Heusden is aangepakt.
Draag eraan bij dat gemeente en bewoners een gezamenlijke taal ontwikkelen. In de gemeente Heusden heten de ambtenaren MogelijkMakers en zetten ze zich op basis van de merkbelofte ‘Dromen. Doen. Heusden’ dagelijks in om dingen mogelijk maken voor bewoners. Bij bewonersinitiatieven is het volgens Siward Zomer van EnergieSamen zoeken naar wie zij zijn – bewoners of een bedrijf? In de samenwerking met een gemeente kost dit veel tijd om helder te krijgen. In Europese context zijn energiecoöperaties bijvoorbeeld ‘energiegemeenschappen’, waarmee ze een onderscheidende groep zijn.
Het is belangrijk dat er vanuit zowel de gemeentesecretaris als de politiek steun is wanneer ambtenaren grenzen opzoeken van de regels om iets mogelijk te maken voor bewoners. En dat de gemeentesecretaris belemmeringen waar ambtenaren tegenaan lopen zoveel mogelijk wegneemt, en daarbij tegendraads durft te zijn. Wanneer ambtenaren deze steun niet voelen zullen zij het ook niet aandurven om grenzen op te zoeken. Ze moeten kunnen falen en daar niet op afgerekend worden. Het is bovendien makkelijker voor ambtenaren om dit te doen wanneer er in de eerste plaats niet teveel regels zijn. De gemeente Heusden is dan ook een relatief beleidsarme gemeente.
Uit onderzoek van Angela Riddering blijkt dat het belangrijk is dat ambtenaren regelmatig training krijgen in vaardigheden die nodig zijn om in samenspel met bewoners te kunnen werken, zoals gespreksvaardigheid. De gemeente Heusden heeft hier het programma ‘De Heusdense School’ voor en intervisiegroepen. Vanuit de intervisiegroepen en op basis van waar medewerkers tegenaan lopen bepalen ze welke training nodig is, aangezien hier nog geen specifieke trainingen voor bestaan. Bekijk daarbij wat deze rol betekent voor ieder cluster. Het is iets anders voor iemand aan de balie dan voor een handhaver. Tegelijk moet er aandacht blijven voor het versterken van basisvaardigheden van een ambtenaar om zorgvuldig, integer en volgens afspraken te werken. Met name jongere ambtenaren zijn vaak erg gepassioneerd, maar hebben juist training nodig in dit soort vaardigheden.
Vanuit Ermelo en Nijmegen wordt benadrukt dat als je op deze manier wilt werken, de raad en het college vanaf het begin hierbij betrokken moeten zijn. Ook als het initiatief vanuit de ambtenarij komt moeten de raad en het college wel goed worden meegenomen. In Heusden werd de manier van werken meegenomen in overdrachtsdocumenten (‘de bruidsschat’) vanuit de vorige raad naar de nieuwe raad. Ook in het coalitieprogramma is de werkwijze van het mogelijk maken opgenomen. Uit het onderzoek van Angela Riddering komt aanvullend dat raad en college in hun rol moeten sturen op effecten, en niet op incidenten, wanneer zij deze werkwijze een succes willen laten zijn.
Zorg ervoor dat ambtenaren bewoners(initiatieven) al vroeg in het contact goed wegwijs maken in de ‘besluitvormingsmachine’ die de gemeente is en zorgen dat zij hun planning af kunnen stemmen op het besluitvormingsproces van de gemeente. Neem daarin ook mee dat dit proces nodig is om vanuit de gemeente een zorgvuldige afweging te maken in het algemeen belang van iedereen. Het voorkomt frustratie als bewoners dit goed begrijpen en hierop kunnen anticiperen. Bewoners beseffen bovendien vaak niet dat iedere gemeente een andere bestuurscultuur heeft; het is ook goed om ze daar inzicht in te geven. Zorg daarbij voor één ambtenaar die een bewoner(sinitiatief) begeleidt in het proces en voor hen afstemt met andere interne afdelingen. Dit werk neem je dan over van de bewoner, het kost hen dan veel minder tijd en energie. Als ambtenaar ken je beter de weg.
Er wordt vaak gemakkelijk gezegd dat gemeenten bewoners moeten faciliteren, maar hoe kun je dat het beste doen? Om het juiste te doen is het van belang dat ambtenaren hierover met bewoners in gesprek gaan, en niet vooral over bewoners spreken. Werk ook samen met bewoners(initiatieven) aan regelingen voor hen. Als je een regeling, bijvoorbeeld voor een bewonersinitiatief, laat uitwerken gezamenlijk met (vertegenwoordigers van) bewonersinitiatieven, dan komt dit de kwaliteit van de regeling ten goede. Er hoeft later minder bijgesteld te worden en de initiatieven worden goed bediend. Beschouw hen daarbij als aparte entiteit ten opzichte van marktpartijen – in Europees verband wordt hier de term ‘energiegemeenschappen’ voor gebruikt.
Vertrouwen wordt niet altijd op dezelfde manier ervaren. Voor veel bewoners is het een teken van vertrouwen als er geen contracten of intentieovereenkomsten nodig zijn, maar voor de gemeente kan het juist een teken van vertrouwen zijn als er wel officiële afspraken zijn. Deze zijn ook nodig ter verantwoording. Het is belangrijk om goed toe te lichten waarom dit nodig is als ambtenaar open en transparant te zijn in de samenwerking en op die manier vertrouwen te laten blijken het gesprek te voeren over de rol en verantwoordelijkheid die ieder heeft.
Zorg er als gemeentesecretaris voor dat het normaliter niet nodig is dat bewoners(initiatieven) bij jou komen omdat je ervoor hebt gezorgd dat het ambtelijk apparaat goed voor hen werkt. Bied wel de gelegenheid om dilemma’s die ambtenaren tegenkomen in het contact met bewoners(initiatieven) intern te bespreken. Rechtstreeks contact tussen een gemeentesecretaris en bewoners is vooral nodig wanneer het moeizaam gaat. Dan kan de gemeentesecretaris als troubleshooter corrigerend zijn richting politiek, ambtelijke organisatie of bewoner. Rechtstreeks contact kan ook nodig zijn wanneer bewoners met een voor de gemeente zeer in het oog springend project bezig zijn.
Aldrik Weststrate, gemeentesecretaris van Ermelo, roept op tot het vormen van een gideonsbende van gemeentesecretarissen die voorop willen lopen om het samenspel tussen inwoner en gemeente te verbeteren. Bij voldoende animo wil Platform31 dit graag faciliteren.
Heeft u interesse om zich hier bij aan te sluiten? Neem dan contact op met Patrick van Lunteren: patrick.vanlunteren@platform31.nl.